Software koppelen en integreren
De meeste bedrijven draaien niet op één systeem maar op vijf: een ERP, een boekhoudpakket, een webshop, een planning en een stapel Excel-bestanden ertussen. Zolang die systemen elkaar niet kennen, zijn medewerkers de koppeling: zij typen over wat het ene systeem weet en het andere nodig heeft. Software koppelen maakt van losse eilanden één werkend geheel. Trinovo bouwt koppelingen op maat tussen vrijwel elk systeem dat het MKB gebruikt.
Wat is een softwarekoppeling?
Een softwarekoppeling is een geautomatiseerde verbinding waarmee twee systemen zelfstandig gegevens uitwisselen. Een order die in de webshop binnenkomt, verschijnt zonder menselijke tussenkomst in het ERP; een betaling in het boekhoudpakket werkt de openstaande posten in het klantportaal bij. De uitwisseling verloopt meestal via een API, de gestandaardiseerde toegangspoort van moderne software. Wat een API precies is, wordt uitgelegd bij wat is een API.
Drie methoden om systemen te koppelen
Systemen koppelen verloopt via drie methoden, in volgorde van voorkeur:
API-koppeling
Beide systemen bieden een programmeerinterface en wisselen realtime gegevens uit. Dit is de betrouwbaarste methode; de uitwerking staat bij API-koppeling laten maken.
Bestandsuitwisseling
Systemen zonder API leveren of accepteren bestanden, zoals CSV of XML, die de koppelsoftware periodiek verwerkt.
Databasekoppeling
Bij oudere pakketten leest de koppelsoftware rechtstreeks uit de onderliggende database. Dit vraagt zorgvuldigheid, maar ontsluit ook systemen die nooit voor koppelen zijn ontworpen.
Welke methode past, hangt af van de systemen; in de praktijk combineert één integratie vaak twee methoden.
Welke systemen koppelt Trinovo?
Trinovo koppelt de pakketten die in het Nederlandse MKB de standaard zijn. Voor boekhouding en bedrijfsvoering: Exact-koppeling op maat en AFAS-koppeling op maat, naast SnelStart, Unit4 en branchespecifieke ERP's. Daarnaast: webshops, kassasystemen, WMS-oplossingen, planningspakketten en portalen. Staat jouw pakket er niet tussen, dan is dat zelden een probleem; vrijwel elk systeem is via één van de drie methoden te ontsluiten. Draait het knelpunt specifiek om het ERP, kijk dan bij ERP-koppeling en maatwerk rondom je ERP.
Veilig gegevens uitwisselen
Een koppeling verplaatst bedrijfsdata en soms persoonsgegevens. Trinovo bouwt koppelingen met:
- Versleutelde verbindingen
- Minimale toegangsrechten
- Logging van elke uitwisseling
Verwerkt de koppeling persoonsgegevens, dan hoort daar een verwerkersafspraak bij; de aandachtspunten staan bij software en de AVG.
Wat kost een koppeling en hoe snel draait die?
Een enkele koppeling tussen twee systemen is doorgaans binnen 2 tot 4 weken operationeel. De prijs bestaat uit een eenmalig bouwbedrag, onderbouwd met de uren die de verbinding bespaart, plus een vast maandbedrag voor bewaking en onderhoud. Een koppeling die dagelijks een half uur overtypen scheelt, verdient zichzelf binnen het jaar terug.
Veelgestelde vragen over systemen koppelen
Kan elk systeem gekoppeld worden?
Wat gebeurt er als één van de systemen een update krijgt?
Blijft de koppeling werken als we de service opzeggen?
Welke systemen praten in jouw bedrijf nog niet met elkaar? Noem ze in je aanvraag; Trinovo geeft in het eerste gesprek aan welke koppelmethode past en wat de verbinding bespaart.
Meer over koppelingen
Praten jouw systemen niet met elkaar?
Vertel ons welke pakketten je gebruikt en waar de gegevens nu handmatig tussen heen en weer gaan.
Bespreek jouw koppeling