Bedrijfsprocessen automatiseren
In een gemiddeld MKB-bedrijf gaat 20 tot 30 procent van de administratieve tijd op aan werk dat een computer sneller en foutloos doet: gegevens overtypen, bestanden doorsturen, lijstjes bijwerken. Bedrijfsprocessen automatiseren betekent dat software dit repeterende werk overneemt, zodat medewerkers de uitzonderingen en het klantcontact doen. Trinovo automatiseert werkprocessen voor het MKB met maatwerkoplossingen die aansluiten op de systemen die er al staan.
Wat is procesautomatisering?
Procesautomatisering is het overdragen van terugkerende, regelgebaseerde taken van mensen aan software. De regels van het proces blijven gelijk; alleen de uitvoerder verandert. Automatisering verschilt daarmee van digitalisering: een gescande factuur is digitaal, maar pas geautomatiseerd wanneer de software de factuur ook zelf herkent, controleert en inboekt.
Welke bedrijfsprocessen kun je automatiseren?
Zes typen werkprocessen komen in vrijwel elk MKB-bedrijf terug en lenen zich voor automatisering:
Documentverwerking
Inkomende orders, facturen en pakbonnen automatisch inlezen in plaats van overtypen. Dit is de meest gekozen startplek; de aanpak staat bij documentverwerking automatiseren.
Gegevenssynchronisatie
Klant-, artikel- en voorraadgegevens automatisch gelijk houden tussen systemen die elkaar niet kennen.
Facturatie
Van geleverde prestatie naar verstuurde factuur zonder tussenstappen.
Rapportage
Dagelijkse of wekelijkse overzichten die zichzelf samenstellen uit de onderliggende systemen.
Planning
Werkorders, routes of bezettingen die op basis van vaste regels een eerste voorstel genereren.
Urenregistratie
Gewerkte uren die vanaf de bron, zoals een scan of app, direct in de administratie landen.
Meer uitgewerkte situaties per branche staan bij welke processen kun je automatiseren. Waarom juist dubbele invoer de stille kostenpost is, leest je bij handmatig werk en dubbele invoer elimineren.
Automatiseren met AI
Klassieke automatisering volgt vaste regels. AI voegt daar het verwerken van ongestructureerde informatie aan toe:
- Een e-mail interpreteren
- Een afwijkende factuurindeling herkennen
- Een offerteaanvraag samenvatten
Voor het MKB is AI daarmee geen doel maar gereedschap: het vergroot het aantal processen dat automatiseerbaar is. Wanneer AI zinvol is en wanneer overbodig, staat bij AI-automatisering voor het MKB.
Van handmatig naar automatisch: de aanpak
Trinovo automatiseert een werkproces in drie bewegingen:
Meting
Hoeveel uur kost het proces nu en waar zitten de fouten.
Kleinste zinvolle oplossing
Niet het hele proces in één keer, maar de stap die het meeste oplevert.
Uitbreiding
Werkt de eerste stap, dan volgt de rest van het proces in dezelfde oplossing.
Deze volgorde houdt de investering klein en bewijst de opbrengst voordat het groot wordt.
Wat levert automatiseren op?
De opbrengst van procesautomatisering bestaat uit bespaarde uren, vermeden fouten en kortere doorlooptijden. Voor een proces van 2 uur per dag loopt de besparing op tot 20.000 euro per jaar. De volledige rekenmethode, inclusief voorbeeldberekening en terugverdientijd, staat bij ROI: wat levert maatwerk software op.
Veelgestelde vragen over automatiseren
Wat is het verschil tussen automatisering en een standaardpakket?
Moet ik mijn huidige software vervangen om te automatiseren?
Met welk proces begin ik?
Weten waar automatisering in jouw bedrijf het verschil maakt? Tijdens de gratis procesanalyse lopen we één werkproces van begin tot eind door en rekenen we de besparing uit.
Meer over processen automatiseren
Welk proces kost jou de meeste tijd?
Vertel ons welke taak elke week terugkomt en het meeste tijd opslokt. Grote kans dat we het kunnen automatiseren.
Leg ons je proces voor