Documentverwerking automatiseren: PDF's automatisch inlezen
Elke ochtend hetzelfde ritueel: de mailbox open, PDF-orders downloaden, en regel voor regel overtypen in het systeem. Voor veel MKB-bedrijven is dit het duurste kwartier tot twee uur van de dag. Documentverwerking automatiseren lost dit op: software leest inkomende PDF's, herkent de gegevens en zet ze klaar in het ERP of de administratie. Medewerkers beoordelen alleen nog wat afwijkt.
| Omschrijving | Aantal | Bedrag |
|---|---|---|
| 12 | € 950,00 | |
| 4 | € 334,50 | |
| Totaal | € 1.284,50 |
| Order | Klant | Bedrag | Status |
|---|---|---|---|
| Wachten op documenten… | |||
Zonder dat iemand iets overtypt
Hoe werkt automatische documentverwerking?
Automatische documentverwerking werkt in drie stappen: herkennen, controleren en wegschrijven. De software leest het binnenkomende document met tekstherkenning en AI, haalt de relevante velden eruit, zoals debiteur, ordernummer, artikelregels en bedragen, en controleert die tegen de stamgegevens in jouw systeem. Klopt alles, dan schrijft de software het document als order of boeking weg. Klopt iets niet, dan komt het document in een controlebak voor menselijke beoordeling. De techniek achter het lezen van documenten wordt uitgelegd bij wat is OCR en hoe werkt het.
Welke documenten lees je automatisch in?
Vier documenttypen vormen samen het gros van de handmatige invoer bij MKB-bedrijven:
Verkooporders
PDF-bestellingen van klanten die nu worden overgetypt in het ERP.
Inkoopfacturen
Facturen van leveranciers die gecontroleerd en ingeboekt worden in de administratie.
Pakbonnen
Leverbonnen die tegen de inkooporder worden afgevinkt bij goederenontvangst.
Inkooporders
Bestellingen die klanten van jou ontvangen en die aan hun kant verwerking vragen; ook die kant automatiseert Trinovo voor toeleveranciers.
Andere documentstromen, zoals urenbriefjes, vrachtbrieven of keuringsrapporten, volgen dezelfde aanpak. Het format maakt weinig uit: PDF, scan, foto of e-mailbijlage.
Van PDF naar je ERP zonder overtypen
De grootste waarde ontstaat wanneer het ingelezen document direct in het bestaande systeem landt. Ondersteunt jouw ERP het inlezen van PDF's niet, dan bouwt Trinovo de voorschakel die dat gat dicht: het ERP zelf blijft onaangeraakt. Hoe zo'n verbinding technisch werkt en welke systemen in aanmerking komen, staat bij ERP-koppeling en maatwerk rondom je ERP.
Nauwkeurigheid: de mens blijft in de lus
Moderne documentherkenning haalt op gestructureerde documenten een nauwkeurigheid van 95 tot 99 procent. Dat laatste procent is precies waarom de controlebak bestaat: de software verwerkt wat zeker is en legt twijfelgevallen voor. In de praktijk betekent dit dat een medewerker van 2 uur overtypen naar 10 tot 15 minuten beoordelen gaat. Bij documenten met sterk wisselende indelingen zet Trinovo AI-herkenning in; de afweging daarbij staat bij AI-automatisering voor het MKB.
Wat levert documentverwerking op?
Voor een bedrijf dat dagelijks 30 documenten handmatig verwerkt, komt het invoerwerk overeen met een kwart van een volledige werkweek; automatisering geeft die uren vrijwel volledig terug en voorkomt bovendien invoerfouten. De bijbehorende berekening in euro's staat uitgewerkt bij ROI: wat levert maatwerk software op. Documentverwerking is daarmee binnen bedrijfsprocessen automatiseren de categorie met de kortste terugverdientijd: het werk is zichtbaar, telbaar en dagelijks.
Veelgestelde vragen over documenten inlezen
Werkt automatisch inlezen ook bij documenten die er elke keer anders uitzien?
Wat gebeurt er met een document dat de software niet begrijpt?
Kan dit ook met ons boekhoudpakket?
Benieuwd of jouw documentstroom zich leent voor automatische verwerking? Stuur een paar voorbeelddocumenten mee met je aanvraag; dan laat Trinovo in het eerste gesprek zien wat de software ermee doet.
Meer over dit onderwerp
Werkt jouw team nog met scans of PDF's die worden overgetypt?
Vertel ons om welke documenten het gaat, dan laten we zien hoe we dat kunnen automatiseren.
Bespreek jouw documentstroom