Wat is OCR en hoe werkt het?

Waar staat OCR voor?

OCR staat voor Optical Character Recognition, optische tekenherkenning. De technologie bestaat al decennia en zit inmiddels overal: in de scan-app op je telefoon, in de zoekfunctie van je documentenarchief en in de software die parkeergarages kentekens laat lezen.

Hoe werkt OCR?

Tekstherkenning verloopt in drie stappen. Eerst maakt de software het beeld schoon: rechtzetten, contrast verbeteren, ruis verwijderen. Dan herkent het algoritme per regel de tekens en zet ze om naar tekst. Tot slot volgt de interpretatie: is "12-07-2026" een datum, is "€ 1.250,00" een bedrag, hoort "Factuurnummer" bij de reeks die erachter staat. Die laatste stap bepaalt de bruikbaarheid, en precies daar is de technologie de afgelopen jaren het hardst vooruitgegaan.

OCR en AI-documentherkenning: het verschil

Klassieke OCR leest tekens en levert platte tekst; wat die tekst betékent, moet je zelf programmeren met posities en trefwoorden. AI-gebaseerde documentherkenning gaat een stap verder: die begrijpt de structuur van een document en vindt het factuurbedrag óók als de leverancier zijn lay-out verandert. Moderne documentverwerking combineert beide: OCR voor het lezen, AI voor het begrijpen. Op zakelijke documenten leest die combinatie met een trefzekerheid van 95 tot 99 procent.

Waar wordt OCR voor gebruikt in bedrijven?

De zakelijke hoofdtoepassing is het automatisch verwerken van binnenkomende documenten: facturen, orders en pakbonnen die als PDF of scan arriveren en zonder overtypen het systeem in moeten. Hoe zo'n oplossing werkt, inclusief de controle door een medewerker op twijfelgevallen, staat bij documentverwerking automatiseren. Daarnaast duikt OCR op bij het doorzoekbaar maken van archieven en het digitaliseren van formulieren.

Wat betekent dit voor jouw bedrijf?

Simpel: elke stapel documenten die bij jou wordt overgetypt, is technisch gezien al jaren onnodig. De techniek is volwassen, de kosten zijn gedaald en de nauwkeurigheid is hoog. De vraag is niet meer óf tekstherkenning je administratie kan ontlasten, maar welk proces je als eerste aanpakt; het overzicht van kandidaten staat bij bedrijfsprocessen automatiseren.