ROI: wat levert maatwerk software op?
Hoeveel levert maatwerk software eigenlijk op? Die vraag hoort vóór de kostenvraag te komen, maar wordt in de praktijk zelden beantwoord. De ROI (return on investment) van maatwerk software bestaat uit bespaarde arbeidsuren, vermeden foutkosten en kortere doorlooptijden. Deze pagina beschrijft de rekenmethode in vier stappen, met een voorbeeldberekening. Bij Trinovo is deze berekening geen marketing maar de kern van elke offerte: de ROI-berekening uit de procesanalyse onderbouwt de investering, zwart op wit.
Waar de opbrengst van automatisering vandaan komt
Bespaarde arbeidsuren
Bespaarde arbeidsuren vormen de grootste en meest meetbare opbrengst. Elk uur dat een medewerker besteedt aan overtypen, kopiëren tussen systemen of handmatig controleren, is een uur dat automatisering teruggeeft. De berekening is direct: uren per week × uurloon × 46 werkweken.
Vermeden foutkosten
Handmatige invoer produceert fouten. Een verkeerd overgetypt ordernummer leidt tot een verkeerde levering, een creditnota en een ontevreden klant. Foutkosten zijn lastiger te meten dan uren, maar navraag bij de binnendienst levert doorgaans 3 tot 5 concrete foutsituaties per maand op, elk met een aanwijsbare kostprijs.
Kortere doorlooptijd
Een order die binnen 5 minuten in het systeem staat in plaats van aan het einde van de dag, versnelt de hele keten: eerder gepickt, eerder geleverd, eerder gefactureerd. Kortere doorlooptijd vertaalt zich in werkkapitaal en klanttevredenheid.
Inzicht als bijvangst
Geautomatiseerde processen produceren data. Wie orders automatisch verwerkt, ziet ook direct hoeveel orders er per dag, klant en productgroep binnenkomen. Dit inzicht is geen primaire opbrengst, maar telt in de praktijk mee bij betere beslissingen.
De ROI van software berekenen in vier stappen
Meet het huidige proces
Tel hoeveel uur per week het proces kost, over alle betrokken medewerkers. Neem een normale week, geen uitzonderlijke.
Reken de uren om naar euro's
Vermenigvuldig met het volledige uurloon inclusief werkgeverslasten, doorgaans 35 tot 50 euro voor administratief werk.
Tel de foutkosten op
Inventariseer de fouten van de afgelopen drie maanden en hun herstelkosten, en reken om naar een jaarbedrag.
Zet de investering ernaast
Deel de eenmalige investering door de jaarlijkse opbrengst. De uitkomst is de terugverdientijd in jaren.
Voorbeeldberekening: orderinvoer
Een groothandel ontvangt dagelijks 30 orders als PDF per e-mail. Een medewerker typt elke order over in het ERP: 4 minuten per order, 2 uur per dag. Automatische verwerking van deze orders, zoals beschreven bij documentverwerking automatiseren, reduceert het handwerk tot het beoordelen van uitzonderingen: circa 15 minuten per dag.
| Kostenpost | Voor automatisering | Na automatisering |
|---|---|---|
| Tijd per dag | 2 uur | 15 minuten |
| Arbeidskosten per jaar | 20.000 euro | 2.500 euro |
| Foutherstel per jaar | 3.000 euro | vrijwel nihil |
| Totale proceskosten per jaar | 23.000 euro | 2.500 euro |
Arbeidskosten: uurtarief 40 euro × 250 werkdagen. De besparing: ruim 20.000 euro per jaar, elk jaar opnieuw.
Terugverdientijd van maatwerk software
De terugverdientijd van maatwerk software ligt bij goed gekozen processen tussen 6 maanden en 2 jaar. Trinovo stelt alleen oplossingen voor die deze toets doorstaan; de volledige berekening zit in de offerte, zodat je zelf controleert of de investering zich terugverdient. Wat de prijsopbouw verder bepaalt, staat bij wat kost maatwerk software.
Welk proces levert het meeste op?
Het proces met de hoogste ROI herken je aan drie kenmerken: het keert dagelijks terug, meerdere mensen raken het aan, en de invoer bestaat uit gestructureerde gegevens zoals orders, facturen of urenstaten. Een overzicht van veelvoorkomende kandidaten staat bij bedrijfsprocessen automatiseren. Twijfel je welk proces in jouw bedrijf bovenaan hoort? De gratis procesanalyse rekent het voor je uit, inclusief de terugverdientijd per kandidaat.
Meer over maatwerk software
Wil je weten wat automatisering jou oplevert?
Vertel ons welk proces nu de meeste tijd kost, dan rekenen we samen met je uit wat automatisering oplevert.
Maak de rekensom samen met ons