Handmatig werk en dubbele invoer: de stille kostenpost
Vraag een ondernemer naar zijn grootste kostenposten en je hoort: personeel, inkoop, huisvesting. Vrijwel nooit: overtypen. Toch zit in veel MKB-bedrijven een verborgen kostenpost van duizenden euro's per jaar verstopt in precies dat werk: gegevens die van het ene systeem naar het andere verhuizen via een toetsenbord.
De rekensom die niemand maakt
Dubbele invoer voelt als klein werk: hier vijf minuten, daar een kwartier. De rekensom maakt het groot. Een kwartier per dag is ruim 60 uur per jaar; drie van zulke taken bij twee medewerkers zijn 360 uur, ofwel ruim twee maanden werktijd. Tegen een volledig uurtarief van 40 euro: meer dan 14.000 euro per jaar, voor werk dat niemand ooit als kostenpost heeft geboekt. De volledige rekenmethode staat bij ROI: wat levert maatwerk software op.
Waarom het blijft bestaan
Handmatig werk overleeft omdat het onzichtbaar is. Het verstopt zich in gewoontes ("dat doe ik er even bij"), in mensen die het al jaren doen en er niet over klagen, en in de aanname dat het nu eenmaal zo hoort. Niemand heeft er ooit een besluit over genomen; het is er gewoon ingeslopen, taak voor taak, jaar na jaar.
De vier bronnen van handmatig werk
Systemen die elkaar niet kennen
De order staat in de webshop en moet ook in het ERP, dus typt iemand hem over. De structurele oplossing heet software koppelen en integreren.
Documenten als tussenstation
Informatie komt binnen als PDF of scan en moet een systeem in; zie documentverwerking automatiseren.
Lijstjes naast het systeem
Het pakket kan iets nét niet, dus ontstaat er een spreadsheet naast, die handmatig gevoed wordt.
Controle op controle
Cijfers die in twee systemen staan, wijken af, en dus vergelijkt iemand ze wekelijks met de hand.
Maak het zichtbaar: een mini-audit van één week
Vraag elk teamlid
Om één week bij te houden welke gegevens ze meer dan één keer invoeren of overtypen.
Noteer per taak
Hoe vaak die terugkeert en hoeveel minuten die kost.
Reken om naar jaarbasis
Minuten × frequentie × 46 werkweken, tegen het volledige uurtarief.
Sorteer op bedrag
De bovenste twee taken zijn vrijwel altijd automatiseerbaar en verdienen een plek op de agenda.
De uitkomst verrast vrijwel elke ondernemer die de oefening doet. Niet omdat het werk nieuw is, maar omdat het nooit eerder is opgeteld.
En dan?
Zichtbaar maken is stap één; wegautomatiseren stap twee. Welke processen daarvoor in aanmerking komen en in welke volgorde, staat bij bedrijfsprocessen automatiseren. En wie de mini-audit te veel gedoe vindt: de gratis procesanalyse van Trinovo is precies deze oefening, uitgevoerd door iemand die er dagelijks naar kijkt.
Hoeveel maanden werktijd zitten er bij jou verstopt in overtypen? Eén week meten geeft het antwoord.
Meer over bedrijfsprocessen automatiseren
Typt jouw team gegevens over tussen systemen?
Vertel ons tussen welke systemen dat gebeurt, dan kijken we hoe we dat kunnen wegnemen.
Bespreek jouw situatie