Klantportaal laten maken
Tel eens een dag lang de telefoontjes en mailtjes met dezelfde drie vragen: waar blijft mijn order, kun je die factuur nog eens sturen, wat was ook alweer de prijsafspraak. Elk antwoord kost je binnendienst minuten en de klant wachttijd. Een klantportaal laten maken draait het om: de klant zoekt het zelf op, op elk moment, en je team houdt tijd over voor vragen die er echt toe doen.
Wat is een klantportaal?
Een klantportaal is een beveiligde online omgeving waarin klanten hun eigen gegevens, orders en documenten inzien en zaken regelen. Het portaal haalt die informatie live uit jouw bestaande systemen; het is dus geen extra administratie maar een venster op wat er al is. Technisch is het een webapplicatie: inloggen via de browser, geen installatie.
Wat zet je in een klantportaal?
Orderstatus en historie
Actuele status, verwachte leverdatum en eerdere bestellingen, rechtstreeks uit het ERP.
Documenten
Facturen, pakbonnen, certificaten en contracten, altijd de juiste versie.
Bestellen en aanvragen
Herhaalorders plaatsen, offertes aanvragen of storingen melden, met klantspecifieke prijzen en afspraken.
Projectinformatie
Voortgang, planning en gedeelde bestanden voor bedrijven die in projecten werken.
Begin klein: het portaal dat alleen orderstatus en facturen toont, vangt vaak al het grootste deel van de telefoontjes af. Uitbreiden gaat daarna per blok.
De koppeling maakt het portaal
Een portaal is zo goed als zijn gegevens. Handmatig gevulde portalen sterven binnen een jaar; niemand houdt twee administraties bij. Daarom hangt elk portaal van Trinovo via koppelingen aan de bronsystemen: het ERP voor orders, het boekhoudpakket voor facturen, het documentbeheer voor bestanden. Hoe die verbindingen werken, staat bij software koppelen en integreren.
Wat levert een klantportaal op?
De besparing is meetbaar: een binnendienst die dagelijks een uur aan statusvragen kwijt is, wint ruim 200 uur per jaar terug. Daarnaast telt wat lastiger meetbaar is maar zwaarder weegt: klanten die 's avonds hun zaken regelen zonder te wachten, en een professionelere uitstraling richting grote afnemers die een portaal inmiddels gewoon verwachten. Wat een portaal kost, inclusief rekenvoorbeeld, staat bij wat kost een webapplicatie.
Veelgestelde vragen over klantportalen
Moeten klanten hiervoor software installeren?
Kunnen verschillende klanten verschillende dingen zien?
Is zoiets ook voor medewerkers te bouwen?
Hoeveel statusvragen krijgt jouw team per week? Dat aantal maal de behandeltijd is de start van de businesscase; de gratis procesanalyse maakt hem af.
Meer over webapplicaties
Willen klanten bij jou zelf iets kunnen inzien?
Vertel ons wat klanten nu nog navragen via telefoon of e-mail, dan kijken we wat een portaal daarin kan betekenen.
Bespreek jouw klantportaal