Excel vervangen door een maatwerk applicatie
Ergens in jouw bedrijf staat een Excel-bestand waar alles op draait. De planning, de calculatie, de voorraad; niemand weet precies hoe alle formules werken, maar iedereen weet dat het bedrijf stilstaat als het bestand kapot gaat. Excel vervangen door een maatwerk applicatie is geen afscheid van een handig programma, maar van een risico dat elk jaar groter wordt. Trinovo zet bedrijfskritische spreadsheets om naar applicaties die wél meerdere gebruikers, koppelingen en controle aankunnen.
Vijf signalen dat Excel de grens bereikt
Excel bereikt zijn grens wanneer het bestand van rekenhulp is uitgegroeid tot bedrijfssysteem. Vijf signalen wijzen daarop:
Versiechaos
Er circuleren kopieën als "planning_DEF_v3_JULIAN.xlsx" en niemand weet welke actueel is.
Wachtrijen
Collega's wachten op elkaar omdat het bestand maar door één persoon tegelijk echt bewerkt wordt.
Sleutelpersoon-afhankelijkheid
Eén medewerker begrijpt de formules; bij diens vakantie stokt het proces.
Handmatige aanvoer
Gegevens uit het ERP of de boekhouding worden wekelijks in het bestand overgetypt.
Stilzwijgende fouten
Een overschreven formule of verkeerd gesorteerde kolom blijft weken onopgemerkt.
Drie of meer signalen herkennen betekent dat het bestand feitelijk bedrijfssoftware is, zonder de waarborgen daarvan.
Wat kost een kritieke spreadsheet aan risico?
Onderzoek naar spreadsheetgebruik toont al jaren hetzelfde beeld: bij controle bevat de meerderheid van grote spreadsheets fouten. In een rekenhulp is dat vervelend; in een bestand dat offertes, marges of voorraden bepaalt, kost het geld. Daar komen de operationele risico's bij: geen toegangsrechten, geen wijzigingslog, geen automatische back-up van tussenversies. Een applicatie regelt precies deze drie dingen standaard.
Wat vervangt Excel? Een webapplicatie op maat
De opvolger van een bedrijfskritische spreadsheet is vrijwel altijd een maatwerk webapplicatie: meerdere gebruikers tegelijk, rollen en rechten, een wijzigingshistorie en rechtstreekse koppelingen met het ERP of de boekhouding, zodat het overtypen ook meteen stopt. De vertrouwde rekenlogica gaat niet verloren: de formules uit het bestand vormen de specificatie van de applicatie. Wat jarenlang in het bestand is opgebouwd, is daarmee het fundament van de oplossing, niet weggegooid werk.
De overstap in vier stappen
Ontleden
Trinovo neemt het bestand door met de eigenaar en legt elke formule, lijst en uitzondering vast.
Nabouwen
De applicatie repliceert eerst exact wat het bestand doet, inclusief de vertrouwde overzichten.
Parallel draaien
Het bestand en de applicatie draaien 2 tot 4 weken naast elkaar; verschillen worden verklaard en opgelost.
Omschakelen en uitbreiden
Het bestand gaat op slot als archief, en pas daarna komen de verbeteringen die in Excel onmogelijk waren, zoals koppelingen en automatische invoer.
Het parallel draaien is de belangrijkste stap: de overstap gebeurt pas wanneer de cijfers aantoonbaar gelijk zijn, dus zonder vertrouwenssprong.
Wat kost Excel vervangen?
De vervanging van één bedrijfskritische spreadsheet door een webapplicatie valt doorgaans in de categorie 15.000 tot 40.000 euro, afhankelijk van de complexiteit van de rekenlogica en de gewenste koppelingen. Trinovo onderbouwt de prijs met de ROI-berekening uit de procesanalyse: bespaarde uren en vermeden foutkosten, zwart op wit; de opbouw staat bij wat kost maatwerk software.
Veelgestelde vragen over de overstap
Verliezen we onze historische data?
Mogen we Excel blijven gebruiken voor analyses?
Ons bestand is deels ook een proces met de mail erbij. Kan dat mee?
Durf je het aan om jullie kritieke bestand te laten doorlichten? Tijdens de gratis procesanalyse kijkt Trinovo mee en hoor je wat vervanging kost, oplevert en wanneer het bestand veilig op slot kan.
Meer over software vervangen
Is Excel bij jou de zwakke schakel geworden?
Vertel ons welk bestand steeds voor problemen zorgt, dan kijken we of en hoe we het kunnen vervangen.
Bespreek jouw Excel-bestand