Digitalisering in het MKB: waar begin je?

Wat is digitalisering eigenlijk?

Digitalisering is het omzetten van papieren en handmatige werkwijzen naar digitale. Daarbinnen zijn drie niveaus te onderscheiden, en de verwarring ontstaat doordat ze door elkaar worden gebruikt. Digitaal maken: de factuur is een PDF in plaats van papier. Digitaal werken: de factuur staat in een systeem dat iedereen kan raadplegen. Automatiseren: de factuur wordt zonder mensenhanden herkend, gecontroleerd en geboekt. De meeste MKB-bedrijven zitten tussen niveau twee en drie, en precies daar zit de winst.

De juiste volgorde in vier stappen

• Begin bij de tijdvreter, niet bij de technologie: inventariseer welk proces de meeste uren kost. Dat proces, niet de nieuwste tool, bepaalt je eerste stap.
• Maak de informatie digitaal en centraal: zolang de kennis in mappen, mailboxen en hoofden zit, valt er niets te automatiseren.
• Automatiseer het repeterende werk: het overtypen, doorsturen en controleren. Hier verschuift digitalisering van kostenpost naar opbrengst; de aanpak staat bij bedrijfsprocessen automatiseren.
• Koppel en bouw uit: verbind de systemen die er al staan en vul de gaten met gerichte oplossingen, in volgorde van rendement.

De verleiding is stap één en twee overslaan en direct gereedschap kopen. Weersta die: technologie op een rommelig proces digitaliseert vooral de rommel.

Drie valkuilen

• Alles tegelijk willen: een digitaliseringsprogramma dat het hele bedrijf in één keer aanpakt, sterft aan zijn eigen omvang. Eén proces per keer wint.
• Kiezen op demo in plaats van proces: pakketten worden gekozen omdat de demo indruk maakte, niet omdat het proces erin past. Het gevolg heet aanpassen-aan-de-software, en de werkvloer betaalt de rekening.
• De werkvloer vergeten: digitalisering die van bovenaf landt zonder de mensen die ermee moeten werken, wordt omzeild. De spreadsheet keert dan altijd terug.

Van digitaal naar geautomatiseerd

Het echte rendement van digitalisering zit in de laatste stap: niet digitaal opslaan maar digitaal wérken, met software die het repeterende werk overneemt. Voor processen die in elk bedrijf gelijk zijn, volstaan standaardpakketten. Voor het proces dat jouw bedrijf bijzonder maakt, of dat nergens in past, is maatwerk software laten maken de route. De volgorde blijft in beide gevallen gelijk: eerst het proces begrijpen, dan pas bouwen of kopen.

Welk proces kost jouw bedrijf de meeste tijd? Als je het antwoord niet zeker weet, is dát je eerste digitaliseringsstap: een week meten. Alles daarna volgt vanzelf.